做好时间管理，杜绝加班！

史蒂夫·万纳（Steve Wanner）是安永会计师事务所（Ernst Young）一位受人尊敬的合伙人，现年37岁，有4个年幼的孩子。我们在一年前认识他的时候，他每天要工作12~14个小时，经常感到筋疲力尽，就连晚上和家人在一起的时候也常常心不在焉，这让他深感愧疚。他睡眠不足，没有时间运动，很少正常就餐，不是随便抓点儿什么边走边吃，就是在办公桌旁一边办公一边吃饭。

像万纳这样的人并不少见。

面对日益繁重的工作任务，大多数人都会延长工作时间，但这将不可避免地对个人的身体、心理和情绪产生负面影响，导致我们的积极性下降、精力无法集中、离职率高居不下以及医疗费用激增。

延长工作时间的方法之所以不可取，一个核心的问题是时间是一种有限的资源，而能量则不同。能量在物理学中的定义是“工作时的能力”；对于人类来说，能量主要来自4个源泉： 身体、情绪、思维和精神。

每一个能量源泉都能系统地为我们增加并定时补充能量，而这需要我们形成特定的习惯——有意识地按照严格的时间表安排日常活动，同时尽快将它们转变为无意识的、自动反应的行为。

要想恢复自己的能量，我们必须认识到耗尽能量的行为需要付出很大代价，然后担负起改变这种行为的责任，不管面临何种情况。

就万纳来说，为了管理好自己的能量，他培养了一系列习惯和行为，并改变了自己的生活。他将就寝时间提前了，戒掉了影响睡眠的饮酒嗜好，这让他在醒来时感觉精力很充沛，更想去运动。现在，万纳几乎每天早上都要运动；在不到两个月的时间里，他减掉了15磅体重。晨练回来后，他会和家人一起吃早餐。他投入工作的时间依然很多，但一直有规律地恢复能量。他不再在办公桌旁吃午餐了，而且常常会在上午和下午出去走一走。晚上回家时，他感觉比以前轻松多了，与妻子和孩子们也相处得更加愉快。

1 健康的身体 我们都知道营养不良、缺少运动、睡眠与休息不足会降低人们的基础能量水平，降低专注力和控制情绪的能力。但是，由于生活中要消耗精力的事情实在太多了，许多高管都无法将健康有益的行为坚持下去。

我们发现，间或休息一下恢复能量，就能够提高和稳定工作效率。休息的质量比时间更为重要。如果你能养成定时放下工作的习惯，并且真正去休息，你可以在很短的时间（甚至是几分钟）内得到很好的恢复。休息的方式多种多样，你可以和同事聊聊工作以外的事，可以打开iPod听音乐，也可以在办公楼的楼梯上走走。

2 优质的情绪 不管外部压力有多大，你只要能控制好自己的情绪，就可以提高能量的质量。为了做到这一点，我们首先必须弄清楚自己的情绪在一天的工作中有何变化，这些情绪对我们的效率有何影响。大多数人意识到，当自己感到积极乐观时，往往也是效率最高的时候。我们可能会惊奇地发现，如果自己不是处于这种状态，我们的工作效率就不理想，或是无法有效领导下属。

事实上，如果不间或休息一下，我们在生理上就无法长时间保持高度乐观的情绪。在遭遇无情的要求和意外挑战时，我们很容易陷入负面情绪，常常在一天内数次产生“战斗还是逃跑”的想法；我们变得容易被激怒、不耐烦与焦躁不安。当大脑处于这种状态时，我们的能量就会耗尽，在与人交往时产生摩擦。这种“战斗还是逃跑”的情绪还让人无法进行清醒、理性和反思性的思考。不过，若高管们知道哪类事件会引发自己的消极情绪后，就能培养更强的控制反应能力。

有一个简单而有效的做法可以驱散消极情绪，我们称之为“买时间”。进行腹式呼吸是其中一种方式。慢慢呼气，持续五六秒，就能够让身心感到放松和恢复，“战斗还是逃跑”的想法也消失无踪。西田富士夫（Fujio Nishida）担任索尼公司欧洲分公司总裁时，有个习惯：每当遇到特别困难的事情时，他就会点上一支烟，每天至少两三次；但别的时候他并不抽烟。在他掌握这种深呼吸的方法后，效果立竿见影，西田发现自己不再需要抽烟了。我们的结论是，抽烟并不能释放他的压力，是抽烟时的吸气和吐气让他放松了。

一种可以调动积极情绪的有力做法，是向他人表达赞赏，这种行为能同时给双方带来好处。赞赏的表达方式有很多种，例如写张便条、发封电子邮件、打个电话，或是对话——而且，赞赏的内容越具体，效果就越好。高管们可以像培养其他习惯一样，为此安排一个特定时间，这样会大大增加成功的可能性。本·詹金斯（Ben Jenkins）是美联银行总行（位于北卡罗来纳州夏洛特市）的副董事长兼总裁。他会在给员工做辅导的时候赞赏他们，还定期安排时间与下属共进午餐或晚餐。在这之前，他只有在听直接下属汇报每月的业绩情况，或是在做年度绩效回顾时，才会和他们坐在一起。而现在他会一边吃饭，一边肯定他们的成绩；他和员工们谈生活谈理想，而不是手头的任务。

最后，在培养积极情绪时，还有一种做法是学习换一种方式来讲述生活中发生的事件。通常，遭遇冲突的人会把自己看成受害者，他们将自己遇到的问题归结于他人或外部原因。但是，在某种特定情形下发生的事实，与我们对这些事实的解读是不同的，而认识到两者之间的差异非常重要。在掌握这种方法后，许多人都颇有收获地发现，自己可以选择以不同的方式来看待某个特定事件，这会对自己的情绪产生重大影响。不论在哪种情形下，都要记得讲那些最充满希望、最令人振奋的故事——前提是不否认或粉饰事实。

如果想换个方式讲故事，最有效的方法是在看待所发生的事情时，用三种新的“透镜”来替代受害者的视角。

透过反向镜看时，人们会问自己：“冲突中的另一方会怎么说？在怎样的情况下他说的会是真的？” 透过长焦镜看时，人们会问：“半年后，我将会如何看待这一情况？” 透过广角镜看时，人们会问自己：“不论这个问题的结果如何，我能从中学到些什么？我能取得怎样的进步？” 每一种透镜都能帮助我们有意识地培养更为积极的情绪。

3 专注的思维 许多高管认为，在应对一大堆任务时，必须同时着手处理，但实际上这样会降低工作效率。一心多用的代价很高，将注意力从一项任务暂时转移到另一项，比如放下手头的工作去回复邮件或打电话，往往会延长完成主要任务所需的时间，最多的会延长25%，这种现象就是所谓的“时间切换”。

但如果你能在90~120分钟内集中全部精力去做一件事，然后好好休息一下，接着再全力投入下一项任务，你的效率就会高得多。这类工作时段安排我们称为“亚昼夜节律的冲刺”（ultradian sprints）。如果你发现自己很难集中精力，不妨通过培养习惯，来减少网络通信不断带给你的干扰。

调动大脑能量的另一种方法，是系统地专注于能够带来长远优势的活动。对于挑战性强的工作，如果没有事先安排好时间，人们往往会避而远之，或者到了最后关头才匆忙应付。能够最有效地帮助自己集中能量的做法，可能就是头天晚上确定第二天最重要的挑战，将其作为上班后的首要任务。

让·吕克·迪凯纳（Jean Luc Duquesne）是索尼欧洲分公司（位于巴黎）的副总裁。过去他和许多人一样，一到办公室就立刻回复邮件；而现在，他尽量每天都把上班后的第一个小时用来处理最重要的问题，结果他发现，常常是到了上午10点钟时，就感觉这一天已经成果颇丰。

4 充沛的精神 若人们的日常工作和活动，与他们最为珍视的、能够给予自己意义感和使命感的东西保持一致，精神能量就会发挥作用。如果他们正在做的工作对他们真的很重要，他们通常就会感到精力充沛、注意力集中，毅力也更强。遗憾的是，高要求、快节奏的职场生活让我们很少有时间去关注这些问题，许多人甚至没有意识到，追求生活的意义和目的才是能量的潜在源泉。

为了获得精神能量，人们需要理清优先事项，并据此在三个方面培养习惯： 第一，做自己擅长和最喜欢的工作； 第二，有意识地为生活中最重要的领域分配时间和精力——包括工作、家庭、健康和他人； 最后，在日常行为中奉行自己的核心价值观。

在探寻自己最擅长和最喜欢的事情时，你也许会发现二者并不一致。做擅长的工作时，你可能会得到许多好评，却无法从中获得真正的享受。反过来，你特别想做某些事情，但你没有天赋；若想获得成功，你就得付出超出常人的能量。

对于把时间和精力投入到至关重要的事项，人们往往口头上说的是一回事，实际做的是另一回事。培养习惯有助于消除这种差异。

对于史蒂夫·万纳来说，过去他下班临到家门口还在接打手机。现在他选定了离家20分钟的一个地方，只要到了那里，就会结束通话。然后，他会在接下来这段路程中彻底放松，这样到家时他脑子里就不会塞满工作上的事，从而能够更好地陪伴妻子和孩子了。

最后是在日常行为中践行自己的核心价值观，这对许多人来说也颇具挑战性。大多数人每天忙忙碌碌，却很少能静下心来问自己： 我们奉行什么样的价值观？我们想成为什么样的人？

结果是，人们总是让外界的要求来支配自己的行动。

并不建议人们明确地定义自己的价值观，因为所得结果通常都是俗套的。我们会用一些方法来发现人们的价值观，其中包括问一些让人们不假思索说出答案的问题，例如我会问：“你对别人身上的哪些品质感到最不满？”人们在描述他们无法容忍的行为时，会在不经意间流露出自己的价值观。

培养这些习惯不仅会对个人自身有益，还会对整个组织产生巨大影响。大多数大型公司都愿意在技术、知识和工作能力上为员工投资，但很少有组织帮助员工获得并维持他们的能量，它们总以为员工天生就该能量十足。事实上，如果员工的能量提高了，就可以在工作时更加投入、更加持久，并在更短时间内完成更多工作。

如今的公司和员工之间似乎存在隐性合约，双方都设法以更快的速度从对方那里攫取更多，然后一意孤行，不再回头。我们认为这是一种相互毁损的行为，最后双方都会产生消耗而不是从中受益。员工整天忙于工作，濒临崩溃；公司也不得不接受员工无法完全投入工作的事实，还得不断聘用和培训新人来填补离职员工的空缺。

对于未来，我们设想了一种对双方都有利的新型显性合约：公司对员工生活的各个层面都进行投资，帮助他们创立并保持自己的价值；个人则全方位调动自己的能量，全身心地投入到每天的工作中。这样，公司和个人双方都会提高自己的价值。

来源：哈佛商业评论 作者：托尼·施瓦茨（Tony Schwartz）凯瑟琳·麦卡锡（Catherine McCarthy） 译者：王晓红 管理新知 工作 加班 工作效率 延长工作时间 工作任务 您可能感兴趣的文章 Tips for Actually Getting the Job! 2012-06-14 优秀老板的12种特质，遇到了请点赞！

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